- ProbleemElke order gaf opnieuw invoer- en zoekwerk in vier systemen.
- AanpakDe administratie en verzending voorbereiden vanuit de bestaande verkooporder.
- ResultaatMinder handmatig werk, bestaande voorraad beter benut en dubbele inkooporders zichtbaar.
Elke order gaf opnieuw werk in vier systemen.
De verkoopgegevens stonden in Pipedrive. Toch moest het team ze opnieuw verwerken in QuickBooks, ShipStation en het centrale orderoverzicht.
Een nieuwe klant invoeren kostte ongeveer acht minuten. Een inkooporder verwerken tien minuten. En na verzending moesten medewerkers de pakketstatus blijven opzoeken.
De order als vertrekpunt. Het herhaalwerk overgenomen.
Pretrain verbond deze stappen. De administratie wordt nu voorbereid vanuit de verkooporder. Het team beoordeelt uitzonderingen en houdt de controle over wat wordt goedgekeurd en verstuurd.
Van telkens overnemen
naar één doorlopende orderstroom.
Het team verbindt de systemen
- Verkooporder in PipedriveGegevens opzoeken en doorgeven
- QuickBooks handmatig aanvullenKlant, factuur en inkooporder invoeren
- ShipStation apart invullenAdres, gewicht en verzendgegevens
- Orderoverzicht bijhoudenPakket opzoeken, bezorgstatus overtypen
De order zet het werk in gang
- Verkooporder als vertrekpuntBestaande klant- en productgegevens hergebruiken
- Administratie voorbereidKlant en factuur klaar; voorraad eerst gecontroleerd
- Zending klaargezetVerzendgegevens ingevuld in ShipStation
- Bezorgstatus bijgewerktAutomatisch terug naar CRM en orderoverzicht
Minder administratie. Meer grip op de uitgaven.
Door het terugkerende invoer- en zoekwerk over te nemen, automatiseert Bucanna naar schatting 21–26 uur handmatig werk per maand. De eindcontrole blijft bij het team.
Wat hoeft het team niet meer
telkens zelf te doen?
*Schatting op basis van de geregistreerde aantallen over 3,5 maand en de tijdsinschattingen van het team: 597 facturen, 111 inkooporders, 583 bezorgingen, 60 klanten en 80 zendingen. Dit is overgenomen handmatig werk, vóór aftrek van resterende controles. Afgeronde bedragen tellen mogelijk niet exact op.
Niet opnieuw inkopen wat er al ligt.
orders uit betaalde voorraad
Voor het voorbereiden van een inkooporder wordt eerst gecontroleerd of er nog voorraad bij een leverancier ligt. Bij 110 orders was een nieuwe inkooporder niet nodig.
mogelijke dubbele inkooporders
Automatische controles signaleren meerdere openstaande inkooporders bij dezelfde factuur. Het team kan die beoordelen en corrigeren. Het aantal voorkomen dubbele betalingen is niet vastgesteld.
Ook de kleine gegevens hoeven niet meer opgezocht te worden.
Bij 26 facturen is het inkoopordernummer automatisch uit de bijlage van de klant overgenomen. Zo staat de klantreferentie op de factuur zonder extra zoekwerk.
Herhaalwerk overgenomen.
Beslissingen bij het team.
Bij ontbrekende of afwijkende gegevens vraagt de automatisering om beoordeling. Medewerkers houden de regie, zonder bij iedere order dezelfde gegevens opnieuw te verwerken.
